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L'Institut d'assurance du Canada a à cœur d'acquérir la
confiance de ses membres. Dans le contexte de cet engagement, l'Institut a
élaboré les principes ci-après, en ce qui a trait à la confidentialité.
La responsabilité
Les instituts recueillent des renseignements personnels sur leurs membres et
acceptent l'entière responsabilité des renseignements dont ils ont la garde. Un
préposé à la confidentialité a été désigné et c'est à cette personne qu'il
incombe de veiller à ce que notre organisme se conforme à la Loi sur la
protection des renseignements personnels et les documents électroniques. On peut
joindre cette personne par courriel, à l'adresse
privacy@iic-iac.org ou par téléphone,
au 416-362-8586.
Le but
Les instituts recueillent et conservent essentiellement deux types de
renseignements :
Les renseignements sur les membres
Les renseignements que les membres fournissent aux instituts par divers moyens
de communication sont conservés et gérés pour usage interne et ne sont pas
distribués à l'extérieur, sauf si un consentement a été obtenu pour ce faire.
Ces données comprennent, sans y être limitées, le nom, l'adresse du domicile ou
du lieu de travail, l'employeur, le numéro de téléphone, le numéro de
télécopieur, l'adresse de courriel, le niveau de scolarité, le poste occupé, le
niveau de revenus, les autres désignations obtenues, les permis détenus, le
niveau de scolarité le plus élevé atteint ainsi que les domaines d'intérêt.
Les instituts recueillent et conservent ces renseignements au sujet des membres
uniquement aux fins suivantes :
Les renseignements sur les étudiants
Les renseignements recueillis au cours du processus d'inscription et de
formation comprennent, sans y être limités, le nom, l'adresse à domicile ou au
travail, le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur, l'adresse de courriel,
l'employeur, les cours suivis et les notes obtenues. Ces renseignements ne sont
en aucunes circonstances divulgués à des tiers sans le consentement de
l'étudiant.
L’IAC recueille et conserve des renseignements personnels afin de confirmer le
droit des étudiants à obtenir leur diplôme et les cours qu'ils ont réussis dans
le cadre des programmes. Il le fait également pour orienter les étudiants quant
aux cours et aux démarches qu'il leur reste pour terminer le programme. Enfin,
la cueillette et la conservation de ces renseignements permet aux instituts de
déterminer l'admissibilité des étudiants aux prix et mentions d’honneur.
Le consentement
Lorsqu'une personne fait une demande d'adhésion aux instituts ou se procure l'un
de nos produits ou services, elle consent à ce que nous recueillions et
conservions des renseignements personnels la concernant, afin de nous permettre
de communiquer avec elle, de maintenir son dossier pédagogique dans le cadre de
nos divers programmes, de confirmer les renseignements fournis par elle, ainsi
que d'offrir et de fournir des produits et des services répondant à ses besoins.
Nous ne transmettons vos renseignements personnels à aucune tierce partie sans
votre consentement exprès.
L'exactitude et l'accès
Les instituts sont fiers de l'exactitude de leur base de données de
renseignements. Sur notre site Web, en suivant les liens « Étudiants » et «
Services aux membres », vous trouverez d'autres liens, menant au « dossier de
l'étudiant » et aux « renseignements sur le membre ». Lorsque vous tapez votre
nom de famille et votre numéro d'identification personnel, vous pouvez
visualiser tous les renseignements que nous conservons à votre sujet. Si vous
croyez que les renseignements figurant dans nos dossiers ne sont pas exacts,
nous vous permettons d'y accéder, de les vérifier et de les mettre à jour
facilement, en ligne.
Vous pouvez accéder à tous ces renseignements à partir des sections
Renseignements sur le membre et Dossier de l'étudiant (s'il y a lieu) de notre
site Web. Nous vous invitons à vérifier l'exactitude des renseignements en
question et à les modifier au besoin.
La section Trouver un membre, située dans la zone de la Société des PAA protégée
par un mot de passe, a été conçue à titre de service d'information et fournit
aux membres de la Société des PAA des renseignements sur les coordonnées au
travail. Si un membre de la Société des PAA souhaite que son nom et les
renseignements à son sujet soient supprimés de cette zone, il lui suffit de
cliquer sur « Communiquer avec la société des PAA » pour savoir comment nous
joindre.
La sécurité
Les instituts d'assurance ont à cœur d'assurer la sécurité des renseignements
personnels qu'ils conservent au sujet des membres. Nous respectons des modalités
très strictes en matière de sécurité pour conserver et transmettre des
renseignements que vous nous avez fournis et nous pouvons, à l'occasion, vous
demander une preuve d'identité avant de vous divulguer des renseignements à
caractère professionnel.
La sécurité en ce qui a trait aux achats en ligne
Les commandes en ligne sont-elles sûres?
Oui. Notre site utilise le protocole SSL (Secure Sockets Layer) et un
chiffrement 128-bit afin d'offrir le niveau de sécurité le plus élevé qui soit.
Ce système est plus sûr qu'une commande par téléphone ou par télécopieur, ou
même que l'utilisation de votre carte de crédit dans un magasin, qui envoie les
renseignements relatifs à votre carte par le biais d'une ligne téléphonique,
sans aucun chiffrement. Lorsque l'Institut d'assurance emploie un certificat
THAWTE SSL, vos transactions sont codées avant d'être traitées. Ne faites jamais
affaire avec un commerçant qui demande des renseignements sur votre carte de
crédit par courriel ou à l'aide d'un formulaire non sécurisé.
Comment puis-je savoir que ma transmission s'effectue en toute sécurité?
Pour vérifier si votre connexion est sécuritaire, regardez dans le coin
inférieur gauche ou droit de la fenêtre de votre navigateur lorsque vous placez
une commande. Si vous voyez l'image d’un cadenas fermé ou d’une clé complète, (l’image
réelle varie d'un navigateur à l'autre), SSL est activé et le site Web est
sécuritaire. Une vérification du certificat THAWTE SSL peut être faite par le
biais du site Web de l’IAC, à
https://secure.iic-iac.org.
La sécurité du site Web
Quels renseignements recueillions-nous ou retraçons-nous au sujet des membres
par le biais de notre site Web?
Étant donné que les sites Web évoluent de façon relativement organisée, la
meilleure façon de les tenir à jour et de veiller à ce qu'ils soient toujours
pertinents pour les membres consiste à déterminer quelles parties du site sont
populaires et lesquelles ne le sont pas. Donc, nous surveillons effectivement où
se rendent les utilisateurs, sur le site. Toutefois, nous ne recueillons pas de
renseignements à caractère individuel sur les utilisateurs. Par exemple, nous
pouvons déterminer combien d’utilisateurs se rendent sur le site à partir d'un
autre domaine, et quel est cet autre domaine; mais, nous le répétons, nous ne
surveillons pas et ne recueillons pas de renseignements à caractère individuel
sur les utilisateurs.
Que faisons-nous des renseignements recueillis?
Nous tenons à savoir ce qui intéresse les membres, de façon à pouvoir leur
offrir davantage en ce sens. Nous tenons à savoir quelles zones ils n’utilisent
pas, de façon à pouvoir améliorer ces zones ou les supprimer. Nous faisons
également usage de statistiques présentant un intérêt particulier dans des
bulletins, de façon à faire connaître les zones les plus populaires aux membres,
favorisant ainsi un usage de plus en plus efficace du site.
Avec qui partageons-nous les renseignements?
Les renseignements sont d'usage interne, afin d'examiner l'efficacité du site.
Nous partageons certaines statistiques et tendances avec divers instituts,
comités, conseillers et membres, par l'entremise de bulletins.
Quel est le principe d'option de retrait de notre site?
Si vous choisissez de nous fournir des renseignements personnels par le biais
d'Internet, de telle sorte que nous puissions, par exemple, correspondre avec
vous ou traiter une commande, notre intention est de vous faire part de la façon
dont nous prévoyons faire usage desdits renseignements. Les instituts
accepteront, confirmeront et conserveront toute demande formulée par un client
désirant ne recevoir aucune communication des instituts en ce qui a trait à la
promotion de séminaires et d'événements spéciaux par marketing direct.
Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet des renseignements
personnels qui vous concernent et qui sont conservés par les instituts
d'assurance, veuillez communiquer avec notre préposé à la confidentialité, par
courriel, à privacy@iic-iac.org ou par
téléphone, au 416-362-8586.
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